Wozu ein schriftlicher Plan dient
In vielen Betrieben existiert der Ablauf der Reinigung vor allem im Kopf einer Person. Das funktioniert, solange diese Person da ist. Fällt sie aus, wechselt das Personal oder kommt ein neuer Dienstleister, beginnt das Rätselraten: Wann wurden die Kühlschränke zuletzt ausgewischt? Wer ist für die Kaffeemaschine zuständig? Welches Mittel gehört auf den Linoleumboden?
Ein Reinigungsplan beantwortet diese Fragen auf einem Blatt. Er legt fest, welche Fläche oder welcher Gegenstand wann, womit, wie und von wem gereinigt wird. Damit erfüllt er drei Zwecke: Er ist Arbeitsanweisung für die ausführenden Personen, Kontrollinstrument für die Verantwortlichen und – in manchen Branchen – ein Nachweis gegenüber Behörden.
Plan, Leistungsverzeichnis, Hygieneplan: die Unterschiede
Die Begriffe werden oft durcheinandergeworfen. Eine kurze Abgrenzung hilft:
| Dokument | Zweck | Zielgruppe | Typischer Umfang |
|---|---|---|---|
| Leistungsverzeichnis | vertragliche Beschreibung aller Leistungen als Grundlage für Angebot und Abrechnung | Auftraggeber und Dienstleister | mehrere Seiten, Raumbuch, Turnus je Leistung |
| Reinigungsplan | praktische Arbeitsanweisung für den Alltag, oft als Aushang | Reinigungskräfte, Mitarbeitende, Verantwortliche | eine bis wenige Seiten je Bereich |
| Hygieneplan | Maßnahmen zur Infektionsverhütung einschließlich Reinigung, Desinfektion, Händehygiene | Einrichtungen mit Hygieneanforderungen | umfassendes Dokument, oft mit Reinigungs- und Desinfektionsplan als Teil |
Das Leistungsverzeichnis beschreibt, was vereinbart ist; mehr dazu im Beitrag zum Leistungsverzeichnis in der Gebäudereinigung. Der Plan übersetzt es in einen Ablauf, den man am Arbeitsplatz aufhängen kann.
Die fünf W-Fragen
Jede Zeile eines guten Plans beantwortet fünf Fragen:
- Was? Der Gegenstand oder die Fläche – möglichst konkret: nicht „Küche“, sondern „Arbeitsfläche“, „Spüle“, „Kühlschrank innen“.
- Wann? Der Rhythmus und, wo sinnvoll, der Zeitpunkt: „täglich nach Dienstschluss“, „freitags“, „nach jeder Nutzung“. Wie man die passenden Abstände findet, erklärt unser Beitrag zum Festlegen der Reinigungsintervalle.
- Womit? Das Mittel mit Produktname und Dosierung sowie das Hilfsmittel, etwa „Neutralreiniger 0,5 %, blaues Tuch“.
- Wie? Die Methode in wenigen Worten: „feucht abwischen, trocken nachpolieren“ oder „nass wischen, Einwirkzeit 5 Minuten“.
- Wer? Die zuständige Person oder Funktion: „Reinigungsdienst“, „Küchenteam“, „jeweiliger Nutzer“.
Für Bereiche mit Nachweispflicht kommt eine sechste Spalte hinzu: Erledigt – mit Datum und Kürzel.
Vorlage zum Übernehmen
Die folgende Vorlage zeigt einen Plan für eine Büroküche. Sie lässt sich leicht auf andere Bereiche übertragen, indem Sie die Zeilen austauschen:
| Was | Wann | Womit | Wie | Wer | Erledigt |
|---|---|---|---|---|---|
| Arbeitsflächen | täglich abends | Neutralreiniger 0,5 %, grünes Tuch | feucht wischen, trocknen lassen | Reinigungsdienst | Datum / Kürzel |
| Spüle und Armatur | täglich abends | milder Sanitär- oder Küchenreiniger, grünes Tuch | reinigen, nachspülen, trocken polieren | Reinigungsdienst | |
| Fronten und Griffe | täglich | Neutralreiniger, grünes Tuch | feucht abwischen | Reinigungsdienst | |
| Kaffeemaschine außen, Tropfschale | täglich | Neutralreiniger | Tropfschale leeren und spülen, außen abwischen | Küchendienst im Team | |
| Mikrowelle innen | 2x wöchentlich | Neutralreiniger | feucht auswischen | Reinigungsdienst | |
| Kühlschrank innen | 1x wöchentlich, freitags | Neutralreiniger, grünes Tuch | abgelaufene Lebensmittel entfernen lassen, Fächer auswischen | Team (Leeren), Reinigungsdienst (Wischen) | |
| Boden | täglich | Unterhaltsreiniger nach Belag | feucht wischen | Reinigungsdienst | |
| Mülleimer und Wertstoffbehälter | täglich leeren, 1x wöchentlich innen reinigen | Neutralreiniger | leeren, Beutel wechseln, auswischen | Reinigungsdienst | |
| Geschirrspüler Siebe, Dichtungen | 1x wöchentlich | Spülmittel, Bürste | Siebe ausspülen, Dichtungen abwischen | Küchendienst im Team | |
| Wasserkocher | 1x monatlich oder nach Bedarf | Entkalker | nach Herstellerangabe entkalken, zweimal klar aufkochen | Reinigungsdienst |
Für Sanitärräume sähe die Tabelle anders aus: mehr tägliche Positionen, getrennte Farben für WC und übrige Flächen, dazu das Auffüllen von Verbrauchsmaterial. Wie die farbliche Trennung funktioniert, erklärt der Beitrag zum Vier-Farben-System.
Schritt für Schritt zum eigenen Plan
- Bereiche festlegen: Für jeden Bereich mit eigenen Anforderungen einen eigenen Plan anlegen – zum Beispiel Büro, Küche, Sanitär, Eingang.
- Bestand aufnehmen: Durch den Raum gehen und alles notieren, was gereinigt werden muss, einschließlich Geräten und schwer erreichbarer Stellen.
- Mittel klären: Für jede Fläche das passende Produkt und die Dosierung festlegen. Möglichst wenige, gut gewählte Produkte verwenden.
- Zuständigkeiten verteilen: Klar trennen, was der Reinigungsdienst übernimmt und was das eigene Team erledigt. Grauzonen wie Kühlschrank oder Geschirr ausdrücklich regeln.
- Gestaltung wählen: Eine Tabelle pro Bereich, lesbar aus einem Meter Entfernung, bei mehrsprachigen Teams gegebenenfalls mit Piktogrammen.
- Aushängen und erklären: Den Plan dort aufhängen, wo gearbeitet wird, und in einer kurzen Einweisung durchgehen.
- Nach vier Wochen prüfen: Funktioniert der Plan? Werden Positionen regelmäßig ausgelassen? Dann Ursache klären und anpassen.
Varianten für unterschiedliche Zwecke
- Tagesplan mit Abzeichnung: typisch für Sanitärräume in Gastronomie, Einzelhandel oder öffentlichen Gebäuden. Nutzer sehen, wann zuletzt gereinigt wurde.
- Wochenplan: für Büros und Teeküchen, in denen einzelne Aufgaben an festen Tagen erledigt werden.
- Jahresplan: für periodische Leistungen wie Fenster, Grundreinigung, Teppichreinigung oder Polster, damit diese nicht in Vergessenheit geraten.
- Reinigungs- und Desinfektionsplan: in Einrichtungen mit Hygieneanforderungen, mit zusätzlichen Angaben zu Desinfektionsmitteln, Konzentrationen und Einwirkzeiten.
Wann ein Plan vorgeschrieben ist
In einigen Bereichen ist eine dokumentierte Reinigung nicht freiwillig. Lebensmittelunternehmen müssen im Rahmen des europäischen Lebensmittelhygienerechts und ihres HACCP-Konzepts nachweisen, dass Flächen und Geräte angemessen gereinigt werden; ein schriftlicher Plan mit Dokumentation ist dafür der übliche Weg. Für Gastronomiebetriebe lohnt der Blick in unseren Beitrag zum Reinigungsplan im Restaurant. Gemeinschaftseinrichtungen wie Kitas und Schulen sind nach § 36 des Infektionsschutzgesetzes verpflichtet, innerbetriebliche Verfahrensweisen zur Infektionshygiene in Hygieneplänen festzulegen; auch für bestimmte medizinische Einrichtungen bestehen Pflichten. Für Arztpraxen gibt der Beitrag zum Hygieneplan in der Arztpraxis einen Überblick. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung; welche Anforderungen im Einzelfall gelten, klären die zuständigen Behörden und Fachstellen.
- Zu allgemein: „Küche sauber machen“ ist keine Arbeitsanweisung.
- Zu detailliert: Zwanzig Zeilen für einen kleinen Waschraum liest niemand.
- Keine Zuständigkeit: Aufgaben, die „alle“ erledigen sollen, erledigt am Ende niemand.
- Veraltet: Neue Geräte oder Mittel sind nicht eingetragen.
- Nur im Ordner: Ein Plan, der nicht dort hängt, wo gearbeitet wird, wird nicht genutzt.
- Abzeichnen ohne Kontrolle: Wenn niemand die Liste ansieht, verliert sie ihren Wert.
Digital oder auf Papier?
Für kleine Betriebe reicht ein laminierter Aushang mit einem Blatt zum Abzeichnen. Größere Objekte profitieren von digitalen Lösungen: QR-Codes an den Türen, über die Reinigungskräfte die Erledigung per Smartphone bestätigen, oder Apps, die Pläne, Checklisten und Mängelmeldungen verbinden. Das spart Papier und macht Auswertungen einfacher. Entscheidend ist aber nicht das Medium, sondern dass der Plan gelebt wird.
Ein Büro mit rund zwanzig Arbeitsplätzen hat keinen Plan für die Teeküche. Der Reinigungsdienst wischt die Flächen, der Kühlschrank wird aber nie geleert, weil sich niemand zuständig fühlt. Gemeinsam mit dem Auftraggeber legen wir einen Wochenplan fest: Das Team räumt freitags bis zum Mittag den Kühlschrank aus, am Abend wischt unser Team ihn aus. Nach wenigen Wochen ist das Thema erledigt – ohne Diskussionen.
So unterstützen wir
Übernehmen unsere Teams die Büroreinigung oder die Praxisreinigung, erstellen wir auf Wunsch Pläne für jeden Bereich, hängen sie aus und dokumentieren die Erledigung. Wenn Sie mit einem bestehenden Plan arbeiten, übernehmen wir ihn und passen ihn gemeinsam mit Ihnen an. Für ein unverbindliches Angebot sprechen Sie uns gern an.
Häufige Fragen
Wie ausführlich muss ein Plan sein?
So knapp wie möglich, so genau wie nötig. Jede Zeile sollte eine konkrete Aufgabe mit Rhythmus, Mittel, Methode und Zuständigkeit enthalten. Für einen Bereich genügen meist fünf bis fünfzehn Zeilen.
Muss die Erledigung dokumentiert werden?
In Lebensmittelbetrieben und Einrichtungen mit Hygieneplan in der Regel ja, weil dort Nachweise verlangt werden können. In normalen Büros ist es freiwillig, hilft aber, Lücken zu erkennen und Diskussionen zu vermeiden.
In welchen Abständen gehört der Plan auf den Prüfstand?
Wenigstens jährlich, außerdem bei jeder Veränderung – etwa zusätzlichen Räumen, angeschafften Maschinen, anderen Mitteln, ein neuer Dienstleister oder geänderte Nutzungszeiten. Die aktuelle Fassung sollte ein Datum tragen.
Kann der Dienstleister den Plan erstellen?
Ja, ein erfahrener Dienstleister kann aus dem Leistungsverzeichnis und einer Begehung einen passenden Plan ableiten. Wichtig ist, dass Sie ihn prüfen und die Aufgaben Ihres eigenen Teams ergänzen.
Gibt es eine vorgeschriebene Form?
Für die meisten Betriebe nicht. Entscheidend ist, dass der Inhalt vollständig und nachvollziehbar ist. In regulierten Bereichen können Behörden oder Fachgesellschaften bestimmte Angaben erwarten, etwa Mittel, Konzentration und Einwirkzeit.
