Vertrauen beginnt bei den Menschen, die abends kommen
Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten mit Informationen, die niemand außer dem Mandanten und der Kanzlei sehen darf. Akten liegen auf Schreibtischen, Entwürfe im Drucker, Notizen auf dem Flipchart im Besprechungsraum. Und doch betritt jeden Abend jemand diese Räume, wenn alle gegangen sind: der Reinigungsdienst. Wer das bedenkt, stellt an ihn andere Fragen als an einen gewöhnlichen Büroservice. Wer genau kommt? Wechselt das Personal? Was passiert mit dem Papierkorb? Wer hat einen Schlüssel?
Unsere Kanzleireinigung gibt darauf klare Antworten. Es kommen feste Reinigungskräfte, die Sie kennen und die eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung unterzeichnet haben. Unterlagen werden nicht gelesen, nicht sortiert und nicht verschoben. Schlüssel werden personengebunden und gegen Quittung ausgegeben. Und für alles, was mit vertraulichen Papieren zu tun hat, gibt es feste Regeln, die wir mit Ihnen vor dem ersten Einsatz vereinbaren.
Daneben geht es natürlich auch um Sauberkeit und Wirkung. Mandanten entscheiden in den ersten Minuten im Empfang und im Besprechungsraum, ob sie sich gut aufgehoben fühlen. Holz, Leder, Glas und Teppich müssen gepflegt aussehen – Tag für Tag.
Vertraulichkeit als feste Regel
Die folgenden Grundsätze gelten in jeder Kanzlei, die wir betreuen, und werden vor Beginn schriftlich festgehalten:
- Verschwiegenheitserklärung: Jede eingesetzte Reinigungskraft unterschreibt eine Erklärung, über alles, was sie in Ihren Räumen wahrnimmt, Stillschweigen zu bewahren.
- Festes Personal: Es kommen immer dieselben Personen. Vertretungen stammen aus unseren eigenen Teams, werden Ihnen vorab genannt und ebenfalls verpflichtet.
- Keine Berührung von Unterlagen: Papiere, Akten und Datenträger werden nicht angefasst. Liegen Unterlagen auf dem Tisch, reinigen wir nur die freien Flächen.
- Geschlossene Schränke bleiben geschlossen: Wir öffnen keine Schränke, Schubladen oder Aktenräume.
- Papierkorb und Datenschutzbehälter getrennt: Wir leeren nur normale Papierkörbe. Verschlossene Behälter für die Aktenvernichtung bleiben unberührt; die Abholung übernimmt Ihr Entsorgungsdienstleister.
- Bildschirme und Technik: Wir schalten keine Geräte ein, bewegen keine Maus und fassen keine Laptops an.
Welche vertraglichen Regelungen Sie als Berufsgeheimnisträger mit Dienstleistern treffen müssen, beurteilen Sie bitte selbst oder mit Ihrer Kammer; dies ist keine Rechtsberatung. Wir unterstützen Sie gern mit einer Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrer Vorlage. Mehr zum Thema lesen Sie im Ratgeber zu Reinigung und Datenschutz.
Schlüssel, Alarm und Zutritt
In vielen Kanzleien ist der Zutritt über Schlüssel, Transponder und Alarmanlage geregelt. Wir übernehmen Schlüssel nur gegen schriftliche Quittung und geben sie ausschließlich an die namentlich benannten Teammitglieder weiter. Alarmcodes werden nicht notiert, sondern persönlich eingewiesen. Geht ein Schlüssel verloren, informieren wir Sie sofort. Auf Wunsch reinigen wir nur zu festen Zeiten, die in Ihrem Zutrittsprotokoll erscheinen. Wie ein sauberes Schlüsselmanagement mit einem Dienstleister funktioniert, beschreibt unser Ratgeber zum Schlüsselmanagement.
Leistungen für Ihre Räume
Welche Arbeiten anfallen, legen wir nach dem Rundgang für Ihre Kanzlei individuell fest. Ein übliches Beispiel für eine mittelgroße Kanzlei:
| Raum | Leistungen | Rhythmus |
|---|---|---|
| Empfang und Wartebereich | Tresen, Sitzmöbel, Tische, Glastüren, Boden, Zeitschriften ordnen | täglich |
| Besprechungsräume | Tisch polieren, Stühle ausrichten, Gläser und Geschirr abräumen, Whiteboard nach Freigabe, Boden | täglich bzw. nach Termin |
| Anwalts- und Mitarbeiterbüros | Papierkörbe, freie Flächen, Boden, Türgriffe | täglich oder mehrmals wöchentlich |
| Bibliothek und Archiv | Boden, Fensterbänke, freie Flächen; Regale nur nach Absprache | wöchentlich |
| Teeküche | Arbeitsflächen, Spüle, Kaffeemaschine außen, Geschirr in die Spülmaschine | täglich |
| Waschräume | vollständige Sanitärreinigung, Nachfüllen | täglich |
| Holz- und Ledermöbel | Staub entfernen, Pflege mit geeigneten Mitteln | monatlich |
Für Teppichböden, Polstermöbel und Glasflächen bieten wir Intensivpflege als eigene Leistung an: Teppichreinigung und Polsterreinigung planen wir am besten in ruhigen Wochen, etwa zwischen den Jahren.
Repräsentative Räume richtig pflegen
Viele Kanzleien sind hochwertig eingerichtet. Massivholztische, Ledersessel, Einbauregale, Parkett oder Naturstein im Empfang verlangen Materialkenntnis. Wir nutzen für Holzoberflächen nur leicht feuchte Tücher und passende Pflegemittel, für Leder geeignete Reiniger statt Allzweckmitteln und für Naturstein pH-neutrale Produkte, die den Stein nicht angreifen. Glastische und Glastrennwände werden streifenfrei poliert, Messingbeschläge nur nach Absprache behandelt.
Besonders wichtig ist der Besprechungsraum. Hier wird verhandelt, beurkundet und beraten. Wir sorgen dafür, dass er jeden Morgen einladend ist: glänzende Tischplatte, ausgerichtete Stühle, kein Staub auf dem Sideboard, frische Luft. Auf Wunsch bereiten wir ihn vor besonderen Terminen noch einmal gesondert vor.
Zeiten, die zu Ihrem Arbeitsrhythmus passen
In Kanzleien wird oft lange gearbeitet. Ein fester Reinigungsbeginn um 18 Uhr kollidiert schnell mit einer Besprechung, die länger dauert, oder mit einem Schriftsatz, der noch heute raus muss. Wir planen deshalb flexibel: Büros, in denen noch gearbeitet wird, lassen wir aus und reinigen sie am nächsten Morgen früh oder beim folgenden Einsatz. Auch eine Reinigung frühmorgens vor Kanzleibeginn ist möglich, wenn abends zu viel Betrieb ist. Samstagseinsätze bieten sich für Intensivarbeiten an.
In fünf Schritten zur diskreten Betreuung
- Vertrauliches Erstgespräch: Sie beschreiben Räume, Nutzung und Ihre Anforderungen an Diskretion.
- Besichtigung: Wir sehen uns die Räume kostenlos an, klären Schlüssel, Alarm, Aktenvernichtung und besondere Einrichtungsgegenstände.
- Angebot mit Vertraulichkeitsregeln: Werktags innerhalb von 24 Stunden erhalten Sie Angebot, Leistungsverzeichnis und Festpreis, auf Wunsch mit Ihrer Verschwiegenheitsvereinbarung.
- Vorstellung des Teams: Sie lernen die eingesetzten Personen vorab kennen; die Verpflichtungserklärungen liegen Ihnen vor.
- Kontrolle: Ihr Ansprechpartner prüft die Qualität regelmäßig und ist direkt erreichbar.
Preise für die Reinigung Ihrer Kanzleiräume
| Kanzleiservice | Preis ab, netto plus Mehrwertsteuer |
|---|---|
| Regelmäßige Reinigung abends oder frühmorgens | ab 28,00 € pro Stunde |
| Zusätzliche Vorbereitung von Besprechungsräumen vor Terminen | ab 30,00 € pro Stunde |
| Pflege von Holz- und Ledermöbeln als Zusatzleistung | ab 32,00 € pro Stunde |
| Einsätze an Samstagen | ab 33,00 € pro Stunde |
Den monatlichen Festpreis Ihrer Kanzleireinigung bestimmen Fläche, Zahl der Büros und Besprechungsräume, Ausstattung, Bodenbeläge, Rhythmus und Uhrzeiten. Wie sich Stundensätze in einen Monatsbetrag übersetzen, zeigt die Seite Preise an Beispielen.
Notariate, Steuerbüros und Wirtschaftsprüfung
Nicht jede Kanzlei tickt gleich. In Notariaten stehen Beurkundungen im Mittelpunkt: Mehrere Parteien sitzen gemeinsam am Tisch, manchmal mit Kindern oder älteren Angehörigen, und der Beurkundungsraum ist das Aushängeschild. Hier lohnt sich eine Kanzleireinigung, die den Raum auch zwischendurch auffrischt, etwa in der Mittagspause vor einem wichtigen Nachmittagstermin.
Steuerbüros und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften haben dagegen in den Wochen vor Abgabefristen Hochbetrieb. Dann stapeln sich Belegordner, die Teeküche läuft auf Hochtouren und es wird länger gearbeitet. Wir passen in solchen Phasen die Zeiten an und konzentrieren uns auf Küche, Sanitär und freie Flächen, während Arbeitsplätze mit Unterlagen konsequent ausgespart bleiben. Nach der Hochphase holen wir die aufgeschobenen Arbeiten nach.
Kleine Einzelkanzleien schließlich brauchen oft nur zwei Termine pro Woche, dafür aber eine Kraft, der sie voll vertrauen können. Auch hier gilt die schriftliche Verpflichtung, und auch hier kommt immer dieselbe Person.
Patent- und Wirtschaftskanzleien mit internationalen Mandanten legen oft besonderen Wert auf repräsentative Empfangsbereiche, Konferenzräume mit Videotechnik und gepflegte Glasflächen. Technik fassen wir dort nur nach Absprache an.
Eine Kanzlei mit acht Berufsträgern bemerkt, dass der bisherige Dienst ständig neue Gesichter schickt, die niemand kennt. Wir stellen zwei feste Reinigungskräfte vor, deren Verschwiegenheitserklärungen der Kanzlei in Kopie vorliegen, führen eine Schlüsselquittung ein und stellen im Kopierraum klar gekennzeichnete Behälter für die Aktenvernichtung auf. Die Kanzlei weiß seitdem jederzeit, wer ihre Räume betritt.
Kanzleien in Berlin
Berliner Kanzleien findet man in ganz unterschiedlichen Häusern: in großzügigen Altbauetagen mit Stuck und Flügeltüren in Charlottenburg und Wilmersdorf, in modernen Bürohäusern in Mitte oder in kleinen Einheiten in Wohn- und Geschäftshäusern in den Außenbezirken. Altbauten bringen empfindliche Dielen und Parkett, hohe Fenster und mitunter knarrende Treppen mit sich, in Neubauten dominieren Teppichfliesen, Glaswände und Zugangskontrollen. Wir passen Material und Vorgehen an, egal ob die Kanzlei zwei oder zwanzig Arbeitsplätze hat.
- Verschwiegenheitserklärung für jede eingesetzte Person anfordern
- Namen der festen Reinigungskräfte und ihrer Vertretungen kennen
- Schlüssel und Transponder nur gegen Quittung ausgeben
- Verschlossene Behälter für die Aktenvernichtung aufstellen und kennzeichnen
- Clean-Desk-Regel für das Kanzleiteam vereinbaren
- Regelmäßig prüfen, ob die Vereinbarungen eingehalten werden
Weitere Hinweise speziell für Kanzleien und Steuerbüros gibt der Ratgeber Reinigung in Kanzleien. Mehr über unser Team und unsere Arbeitsweise steht unter Über uns.
Ein vertraulicher, kostenfreier Termin in Ihrer Kanzlei genügt – das Angebot folgt werktags innerhalb eines Tages.
Häufige Fragen
Unterschreiben Ihre Mitarbeiter eine Verschwiegenheitserklärung?
Ja, jede eingesetzte Person unterschreibt vor dem ersten Einsatz eine schriftliche Erklärung. Auf Wunsch verwenden wir Ihre eigene Vorlage. Die unterschriebenen Erklärungen erhalten Sie in Kopie.
Leeren Sie auch die Behälter für die Aktenvernichtung?
Nein. Verschlossene Datenschutzbehälter bleiben unberührt, die Leerung übernimmt Ihr zertifizierter Entsorger. Wir leeren nur die normalen Papierkörbe und achten darauf, dass beide Behälterarten klar unterscheidbar sind.
Was passiert, wenn noch Akten auf dem Tisch liegen?
Dann bleiben sie dort, wo sie sind. Wir reinigen nur die freien Flächen und fassen Unterlagen nicht an. Eine Clean-Desk-Regel erleichtert uns die gründliche Reinigung.
Wechselt das Personal häufig?
Nein, es kommen feste Reinigungskräfte. Vertretungen bei Urlaub oder Krankheit stammen aus unseren eigenen Teams, werden Ihnen vorab genannt und sind ebenfalls zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Pflegen Sie auch Ledermöbel und Massivholz?
Ja, mit geeigneten Mitteln und nach Absprache. Bei sehr wertvollen oder antiken Stücken klären wir vorher, welche Pflege der Hersteller oder Restaurator empfiehlt.
Können Sie auch nur morgens kommen?
Ja. Wenn in Ihrer Kanzlei abends lange gearbeitet wird, ist eine Reinigung früh am Morgen oft die bessere Wahl. Die genaue Uhrzeit legen wir gemeinsam fest.
Gehören Bibliothek und Aktenregale ebenfalls dazu?
Böden, Fensterbänke und freie Flächen gehören zur regelmäßigen Pflege. Regale mit Büchern und Akten entstauben wir nur nach ausdrücklicher Absprache und ohne Inhalte herauszunehmen. Oft bietet sich dafür ein ruhiger Samstag an, an dem jemand aus der Kanzlei erreichbar ist.
Wie steht es mit der Haftung bei Schäden?
Wir arbeiten sorgfältig und materialgerecht. Für Schäden, die dennoch bei unserer Arbeit entstehen, besteht eine Betriebshaftpflichtversicherung. Melden Sie uns einen Schaden bitte sofort, damit wir ihn aufnehmen können.
