Das Leistungsverzeichnis in der Gebäude­reinigung: Aufbau, Inhalte und Vorlage

Wozu das Dokument dient

Wer mehrere Reinigungsfirmen um ein Angebot bittet und dabei nur „Büro, 600 Quadratmeter, bitte reinigen“ angibt, erhält Preise, die sich kaum vergleichen lassen. Der eine Anbieter kalkuliert tägliche Arbeitsplatzreinigung, der andere wöchentliche, der dritte vergisst die Teeküche. Das Leistungsverzeichnis – in der Branche kurz LV genannt – schafft hier eine gemeinsame Sprache. Es beschreibt verbindlich, welche Flächen gereinigt werden, was dort zu tun ist, wie oft und in welcher Qualität.

Damit erfüllt es drei Aufgaben zugleich: Es ist Kalkulationsgrundlage für Anbieter, Vertragsbestandteil für beide Seiten und Maßstab für die spätere Qualitätskontrolle. Ein gutes LV verhindert Diskussionen, bevor sie entstehen. Ein schlechtes verlagert sie in den Alltag – meist dann, wenn etwas nicht gemacht wurde und niemand sagen kann, ob es überhaupt vereinbart war.

Zwei Denkweisen: Tätigkeit oder Ergebnis

Grundsätzlich lassen sich Reinigungsleistungen auf zwei Arten beschreiben.

Tätigkeitsorientiert (auch verrichtungsorientiert): Das Dokument beschreibt einzelne Arbeitsschritte samt Häufigkeit – etwa „Schreibtische 2x wöchentlich feucht abwischen“. Der Vorteil: Leistung und Aufwand sind klar kalkulierbar. Der Nachteil: Es kann vorkommen, dass ein sauberer Tisch trotzdem abgewischt wird, während ein stark verschmutzter bis zum nächsten Termin warten muss.

Ergebnisorientiert: Hier wird ein Zustand beschrieben, der zu bestimmten Zeitpunkten erreicht sein soll – etwa „Arbeitsplätze sind bei Arbeitsbeginn frei von sichtbarem Staub und Flecken“. Der Dienstleister entscheidet, wie oft er dafür tätig werden muss. Das ist flexibler, setzt aber präzise Qualitätskriterien und ein funktionierendes Kontrollsystem voraus.

In der Praxis sind Mischformen üblich: Kernleistungen mit festem Turnus, ergänzt um Qualitätsziele und Bedarfsleistungen. Für die Messung von Qualität gibt es mit der DIN EN 13549 eine Norm, die Grundanforderungen an Qualitätsmesssysteme in der Reinigung beschreibt; für Schulen existiert mit der DIN 77400 eine eigene Norm zu den Anforderungen an die Reinigung.

Diese Bausteine gehören hinein

Ein vollständiges LV für die Unterhaltsreinigung besteht aus mehreren Teilen:

1. Objektbeschreibung: Adresse, Gebäudeart, Etagen, Zugänge, Nutzungszeiten, Anzahl der Arbeitsplätze, Besonderheiten wie Denkmalschutz oder Sicherheitsbereiche.
2. Raumbuch: eine Liste aller Räume mit Raumnummer, Nutzung, Fläche und Bodenbelag. Idealerweise basierend auf aktuellen Grundrissen.
3. Raumgruppen: Räume mit gleicher Nutzung werden zusammengefasst, zum Beispiel Büros, Sanitär, Teeküchen, Verkehrsflächen, Besprechung, Technik, Lager.
4. Leistungskatalog je Raumgruppe: jede Einzelleistung mit Turnus, etwa „Papierkörbe leeren, Müllbeutel bei Bedarf wechseln – 5x wö.“.
5. Reinigungszeiten: wann gereinigt werden darf, ob parallel zum Betrieb oder außerhalb, Zugang an Wochenenden.
6. Periodische Leistungen: Glas, Grundreinigung der Böden, Polster, Jalousien, mit Terminen oder Zeitfenstern.
7. Verbrauchsmaterial: Wer stellt Seife, Papier, Müllbeutel? Wer bestellt nach?
8. Qualitätsanforderungen und Kontrolle: Kriterien, Kontrollrhythmus, Form der Dokumentation und Umgang mit Mängeln.
9. Organisatorisches: Schlüssel, Alarmanlage, Ansprechpartner, Umgang mit vertraulichen Unterlagen, Abfalltrennung.

Musterauszug für eine Raumgruppe

So kann ein Auszug für die Raumgruppe „Büro“ aussehen. Die Werte sind ein Beispiel und müssen an Ihr Objekt angepasst werden:

Achten Sie auf präzise Formulierungen. „Schreibtische reinigen“ lässt offen, ob belegte Flächen freigeräumt werden sollen – was aus Datenschutzgründen meist nicht gewünscht ist. Die Ergänzung „freie Arbeitsflächen“ klärt das eindeutig.

Zweites Beispiel: Sanitärräume

Waschräume sind die Raumgruppe, an der Nutzer die Arbeit eines Reinigungsdienstes am schnellsten messen. Hier lohnt es sich, besonders genau zu formulieren – auch, welche Tücher und Mittel für welche Fläche vorgesehen sind:

Sinnvoll ist ein Zusatz, dass Sanitärtücher farblich getrennt von den Tüchern für Büro und Küche eingesetzt werden. Diese Trennung gehört zum fachlichen Standard und lässt sich bei Kontrollen leicht überprüfen.

Periodische Leistungen im Jahreskalender

Viele Leistungsverzeichnisse beschreiben die tägliche und wöchentliche Arbeit sorgfältig, lassen aber die seltenen Positionen im Ungefähren. Genau dort entstehen später die meisten Rückfragen. Bewährt hat sich ein kleiner Jahreskalender am Ende des Dokuments: Glasreinigung innen und außen etwa im Frühjahr und Herbst, Grundreinigung der Hartböden in der Sommerpause, Teppichreinigung nach der Heizperiode, Reinigung von Jalousien und Lampen zum Jahresende. So weiß jede Seite, wann welche Fläche frei sein muss, und die Kosten lassen sich im Budget verteilen. Für die Außenseite der Fenster empfiehlt sich außerdem ein Hinweis, ob Hubarbeitsbühne, Leiter oder Teleskopstange nötig sind – das beeinflusst den Aufwand erheblich.

Ebenso wichtig ist eine Regel für Zusatzleistungen: Wer darf sie abrufen, bis zu welchem Umfang ohne gesonderte Freigabe, und zu welchem Stundensatz werden sie abgerechnet? Ein Satz dazu im Leistungsverzeichnis erspart spätere Diskussionen nach einer Firmenfeier oder einem Wasserschaden.

So erstellen Sie das LV Schritt für Schritt

1. Grundrisse und Flächen besorgen: Die Hausverwaltung oder das Facility Management hat sie meist. Prüfen Sie, ob Umbauten eingetragen sind.
2. Begehung durchführen: Jeden Raum ansehen, Belag und Möblierung notieren, Besonderheiten fotografieren.
3. Raumgruppen bilden: Nicht zu fein unterteilen – fünf bis zehn Gruppen genügen für die meisten Büroobjekte.
4. Leistungen und Turnus festlegen: Hilfreich sind unsere Orientierungswerte zum Festlegen der Reinigungsintervalle.
5. Qualitätskriterien ergänzen: Was gilt als sauber? Wie wird kontrolliert? Details dazu im Beitrag zur Messung von Reinigungsqualität.
6. Mit Nutzern abstimmen: Kurze Rückmeldung von Empfang, Teamleitungen oder Praxisteam einholen – sie wissen, wo es im Alltag hakt.
7. Versionieren: Jede Änderung mit Datum festhalten, damit alle mit demselben Stand arbeiten.

Wer mehrere Angebote einholen möchte, findet im Beitrag zum Ausschreiben von Reinigungsleistungen weitere Hinweise zu Fristen, Unterlagen und Bewertung.

Wie Anbieter mit dem LV kalkulieren

Aus dem Leistungskatalog und den Flächen ermittelt ein Dienstleister die benötigte Arbeitszeit. Dafür nutzt er Leistungswerte, also Quadratmeter pro Stunde für eine bestimmte Tätigkeit auf einem bestimmten Belag. Daraus ergeben sich Stunden pro Woche und schließlich der Preis. Je genauer die Angaben, desto enger liegen seriöse Angebote beieinander – und desto leichter erkennen Sie Ausreißer. Wie Sie verschiedene Angebote nebeneinanderlegen, zeigt der Beitrag zum Vergleich von Reinigungsangeboten.

Bei unserer Gebäudereinigung erstellen wir das LV auf Wunsch gemeinsam mit Ihnen nach einer kostenlosen Besichtigung. Es wird Teil des Angebots, sodass Sie genau sehen, was im Festpreis enthalten ist.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen fachlichen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Bei Vertragsgestaltung und öffentlichen Vergaben gelten eigene Regeln, die im Einzelfall geprüft werden sollten.