Wann sich ein formelles Verfahren lohnt
Für ein kleines Büro genügt es meist, drei Anbieter zu einer Besichtigung einzuladen und die Angebote nebeneinanderzulegen. Anders sieht es aus bei mehreren Etagen, mehreren Standorten, gemischter Nutzung oder einem Jahresvolumen, das spürbar im Budget ist. Dann lohnt sich der Aufwand, die Leistungen auszuschreiben: Anforderungen vorab schriftlich festlegen und allen Bietern dieselben Unterlagen geben.
Der Nutzen ist doppelt: Sie erhalten vergleichbare Preise, und der spätere Vertrag hat eine klare Grundlage. Viele Streitigkeiten in laufenden Reinigungsverträgen entstehen, weil nie genau festgelegt wurde, was eigentlich geschuldet ist.
Ein Hinweis vorab: Öffentliche Auftraggeber wie Behörden, Schulen in öffentlicher Trägerschaft oder landeseigene Gesellschaften unterliegen dem Vergaberecht mit eigenen Verfahrensregeln und Fristen. Dieser Beitrag richtet sich an private Unternehmen, Hausverwaltungen und Praxen, die frei vergeben können. Er ersetzt keine Rechtsberatung.
Das Paket für die Bieter
Eine gute Ausschreibung besteht aus mehreren Bausteinen, die zusammen ein vollständiges Bild ergeben.
| Baustein | Inhalt |
|---|---|
| Objektbeschreibung | Adresse, Gebäudeart, Etagen, Aufzug, Zugang, Nutzungszeiten, Personenzahl |
| Raumbuch | Alle Räume mit Raumart, Fläche, Bodenbelag und besonderen Merkmalen |
| Leistungsverzeichnis | Tätigkeiten je Raumart mit Turnus |
| Qualitätsanforderungen | Beschreibung des erwarteten Ergebnisses und der Kontrollmethode |
| Vertragsbedingungen | Laufzeit, Kündigung, Preisanpassung, Haftung, Schlüssel, Verbrauchsmaterial |
| Preisblatt | Einheitliches Formular, in das alle Bieter ihre Preise eintragen |
| Zeitplan | Besichtigungstermin, Frist für Rückfragen, Abgabefrist, geplanter Start |
Je vollständiger dieses Paket ist, desto weniger Spielraum bleibt für Annahmen – und desto ehrlicher werden die Preise.
Das Raumbuch als Herzstück
Ohne Raumbuch rechnet jeder Bieter mit seiner eigenen Flächenschätzung. Das ist die häufigste Ursache für scheinbar große Preisunterschiede. Ein einfaches Raumbuch kann so aussehen:
| Raum-Nr. | Raumart | Fläche m² | Belag | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|
| 1.01 | Einzelbüro | 18 | Teppich | – |
| 1.02 | Großraum | 140 | Teppich | 16 Arbeitsplätze |
| 1.03 | Besprechung | 32 | Parkett | Glaswand zum Flur |
| 1.04 | Teeküche | 12 | Fliese | Spülmaschine, Kaffeeautomat |
| 1.05 | WC Damen | 9 | Fliese | 2 Kabinen |
| 1.06 | Flur | 45 | Linoleum | Laufzone zum Eingang |
Die Flächen müssen nicht auf den Zentimeter stimmen. Wenn Sie keine Pläne haben, genügt eine sorgfältige Schätzung – wichtig ist nur, dass alle Bieter dieselben Zahlen erhalten. Aus dem Raumbuch und den Tätigkeiten je Raumart entsteht das Leistungsverzeichnis. Den Aufbau im Detail zeigt unser Artikel Leistungsverzeichnis erstellen.
Tätigkeiten vorgeben oder Ergebnis beschreiben?
Es gibt zwei Grundmodelle. Bei der tätigkeitsorientierten Beschreibung legen Sie fest, was wie oft gemacht wird: „Papierkörbe täglich leeren, Böden zweimal pro Woche feucht wischen“. Das ist leicht zu kontrollieren, führt aber manchmal dazu, dass nach Plan gewischt wird, obwohl nichts schmutzig ist, oder dass an stark genutzten Stellen zu wenig passiert.
Bei der ergebnisorientierten Beschreibung legen Sie das gewünschte Sauberkeitsniveau fest, und der Dienstleister entscheidet über Turnus und Methode. Das ist flexibler, erfordert aber präzise Qualitätsdefinitionen und eine regelmäßige, gemeinsame Bewertung.
Oft funktioniert eine Kombination am besten: feste Turnusse für hygienisch sensible Bereiche wie Waschräume und Küchen, ergebnisorientierte Vorgaben für Büro- und Verkehrsflächen.
Ein einheitliches Preisblatt
Geben Sie ein Formular vor, statt jeden Bieter sein eigenes Format wählen zu lassen. Sinnvolle Spalten sind:
- Stunden pro Einsatz und Einsätze pro Woche für die laufende Reinigung
- Stundenverrechnungssatz
- Monatlicher Festpreis für die laufende Reinigung
- Einzelpreise für periodische Leistungen, zum Beispiel Glas pro m², Grundreinigung pro m²
- Stundensatz für Zusatzeinsätze, getrennt nach Werktag, Samstag, Sonn- und Feiertag
- Kosten für Verbrauchsmaterial, falls es über den Dienstleister laufen soll
Die Pflicht, Stunden anzugeben, ist dabei der wichtigste Punkt. Erst sie macht sichtbar, ob ein niedriger Preis aus Effizienz entsteht oder aus einem unrealistischen Zeitansatz.
Besichtigung und Rückfragen
Bieten Sie einen gemeinsamen oder mehrere einzelne Besichtigungstermine an und legen Sie eine Frist für Rückfragen fest. Beantworten Sie Fragen schriftlich und schicken Sie die Antworten an alle Bieter – so haben alle denselben Informationsstand. Planen Sie für die Abgabe der Angebote mindestens zwei bis drei Wochen ein, bei komplexen Objekten mehr. Eine zu knapp bemessene Frist ist einer der häufigsten Gründe, warum Ausschreibungen am Ende nur Schätzpreise liefern.
Plausibilität prüfen
Bevor Sie Angebote bewerten, lohnt ein kurzer Realitätscheck. Teilen Sie die Reinigungsfläche durch die angesetzten Stunden. Das Ergebnis ist der Leistungswert – die Fläche, die eine Kraft laut Kalkulation stündlich bewältigen soll. Liegt ein Bieter weit über den anderen, ist entweder seine Methode besonders effizient – oder er hat sich verschätzt. Welche Größenordnungen plausibel sind, zeigt unser Text zu Leistungswerten in der Reinigung.
Prüfen Sie außerdem, ob der Stundensatz die tariflichen Mindestlöhne der Branche plus Nebenkosten überhaupt tragen kann. Hintergrund dazu liefert unser Artikel zu den Tariflöhnen in der Gebäudereinigung.
Mit einer Bewertungsmatrix entscheiden
Der niedrigste Preis sollte nicht automatisch gewinnen. Legen Sie vor der Öffnung der Angebote fest, welche Kriterien mit welchem Gewicht zählen. Ein mögliches Beispiel:
| Kriterium | Gewichtung (Beispiel) | Bewertungsgrundlage |
|---|---|---|
| Preis | 40 % | Monatlicher Festpreis und Zusatzpreise |
| Plausibilität des Zeitansatzes | 20 % | Stunden und Leistungswerte |
| Organisation und Personal | 15 % | Eigenes Team, Vertretung, Ansprechpartner |
| Qualitätssicherung | 15 % | Kontrollkonzept, Reklamationsweg |
| Eindruck bei Besichtigung und Gespräch | 10 % | Fragen, Fachkenntnis, Erreichbarkeit |
Die Gewichtung ist ein Beispiel, keine Norm. Wichtig ist, dass Sie sie vorher festlegen, damit die Entscheidung nachvollziehbar bleibt – auch gegenüber der Geschäftsführung oder den Eigentümern. Einen einfacheren Vergleich ohne formelle Matrix beschreibt unser Beitrag Reinigungsangebote richtig vergleichen.
Laufzeit der Vergabe und Wiederholung
Legen Sie in den Unterlagen fest, für welchen Zeitraum der Auftrag vergeben wird und ob er sich verlängert. Viele Unternehmen wiederholen eine solche Angebotsrunde alle drei bis fünf Jahre, um Preise und Leistungen am Markt zu überprüfen. Das ist legitim, hat aber auch eine Kehrseite: Jeder Wechsel kostet Einarbeitung und Abstimmung. Wenn Sie mit dem bisherigen Partner zufrieden sind, kann eine Nachverhandlung auf Grundlage eines aktualisierten Leistungsverzeichnisses sinnvoller sein als eine komplett neue Runde.
Bietergespräch und Vergabe
Laden Sie die zwei oder drei besten Bieter zu einem kurzen Gespräch ein. Lassen Sie sich erklären, wie sie auf ihren Zeitansatz kommen, wer konkret im Objekt arbeiten wird und wie der Start ablaufen soll. Nachverhandlungen sind bei privater Vergabe erlaubt, sollten aber fair bleiben: Wer einen Preis drückt, ohne den Umfang zu ändern, bekommt am Ende oft weniger Leistung.
Nach der Entscheidung informieren Sie alle Bieter, auch die unterlegenen. Das gehört zum guten Umgang und erleichtert spätere Anfragen. Den Vertrag setzen Sie auf Grundlage Ihrer Unterlagen auf; worauf es dabei ankommt, zeigt unsere Checkliste zum Reinigungsvertrag.
- Flächen nicht vorgegeben, jeder Bieter schätzt selbst
- Glas, Grundreinigung und Verbrauchsmaterial nicht abgefragt
- Keine Pflicht zur Angabe der Stunden pro Einsatz
- Unterschiedliche Informationen an verschiedene Bieter
- Zu kurze Fristen, Angebote entstehen ohne echte Besichtigung
- Bewertungskriterien erst nach Öffnung der Angebote festgelegt
Wie wir mit solchen Anfragen umgehen
Wir beteiligen uns gern an strukturierten Angebotsrunden für Büro- und Gewerbeobjekte in Berlin und im direkten Umland. Zu jedem Angebot gehören bei uns Stundenansatz, Leistungsverzeichnis und eine klare Trennung von laufenden und periodischen Leistungen. Wenn Sie keine eigenen Unterlagen haben, erstellen wir nach der kostenlosen Besichtigung ein Raumbuch, das Sie auch für andere Bieter verwenden können. Informationen zu unserem Leistungsspektrum finden Sie auf der Seite zur Gebäudereinigung in Berlin; Ihre Ausschreibungsunterlagen können Sie uns direkt über die Angebotsanfrage senden.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Angebotsrunde für ein Bürogebäude?
Von der Vorbereitung der Unterlagen bis zur Vergabe sollten Sie etwa sechs bis zehn Wochen einplanen. Allein die Erstellung eines sauberen Raumbuchs kann bei großen Objekten einige Tage dauern. Rechnen Sie außerdem die Kündigungsfrist des bisherigen Dienstleisters mit ein.
Brauche ich einen externen Berater für die Vergabe?
Bei Büros und mittleren Objekten in der Regel nicht, wenn Sie strukturiert vorgehen. Bei sehr großen oder technisch anspruchsvollen Objekten, etwa mit Reinraum- oder Laborbereichen, kann fachliche Unterstützung sinnvoll sein.
Dürfen Bieter von meinem Leistungsverzeichnis abweichen?
Sie können Nebenangebote zulassen, etwa mit einem anderen Turnus oder einer anderen Methode. Diese sollten aber getrennt vom Hauptangebot eingereicht werden, damit der Vergleich auf gleicher Basis möglich bleibt.
Wie gehe ich mit einem extrem günstigen Angebot um?
Fragen Sie nach, wie der Bieter auf seinen Zeitansatz kommt und welche Löhne er zahlt. Ist die Antwort nicht nachvollziehbar, sollten Sie das Angebot nicht allein wegen des Preises bevorzugen. Unrealistische Kalkulationen führen im Alltag meist zu Qualitätsproblemen.
Sollte der bisherige Dienstleister mitbieten dürfen?
Das ist möglich und oft sinnvoll, weil er das Objekt kennt. Er sollte aber dieselben Unterlagen und Fristen erhalten wie alle anderen. So bleibt das Verfahren fair.
