Warum die Zuordnung so wichtig ist
Reinigungskosten sind in fast jeder Abrechnung dabei und gehören zu den Positionen, die Mieter am häufigsten hinterfragen. Wer vermietet, darf laufende Kosten des Gebäudes nur dann auf die Mieter verteilen, wenn der Mietvertrag das vorsieht und die Kosten zu den Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung gehören. Für Sauberkeit sind dort mehrere Positionen einschlägig, die in der Praxis gern vermischt werden. Genau diese Vermischung führt später zu Einwänden, Rückforderungen und langwierigem Schriftverkehr.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick aus der Sicht eines Dienstleisters, der täglich mit Hausverwaltungen zusammenarbeitet. Er ist keine Rechtsberatung. Mietrecht lebt stark von Einzelfallentscheidungen, und bei konkreten Streitfragen sollten Sie juristischen Rat einholen.
Die einschlägigen Positionen im Überblick
Die Betriebskostenverordnung zählt in § 2 die umlagefähigen Kostenarten auf. Für alles, was mit Säubern und Pflegen zu tun hat, sind vor allem diese Nummern relevant:
| Position der BetrKV | Was typischerweise dazugehört | Häufige Fehlbuchung |
|---|---|---|
| Nr. 8 Straßenreinigung und Müllbeseitigung | Gehwegreinigung, soweit nicht öffentlich erledigt; Müllabfuhr; Reinigung der Müllstandplätze | Sperrmüll eines einzelnen Mieters |
| Nr. 9 Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | Säuberung gemeinsam genutzter Gebäudeteile: Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Aufzugskabine | Reinigung nach Handwerkerarbeiten |
| Nr. 10 Gartenpflege | Pflege gärtnerisch angelegter Flächen, Spielplätze einschließlich Sanderneuerung, Plätze und Zugänge | Neuanlage von Beeten oder Ersatzpflanzungen nach Baumaßnahmen |
| Nr. 14 Hauswart | Vergütung für Hauswarttätigkeiten, soweit keine Instandhaltung oder Verwaltung | Kleinreparaturen und Verwaltungsaufgaben ohne Herausrechnen |
| Nr. 17 Sonstige Betriebskosten | nur, wenn im Mietvertrag konkret benannt, etwa Dachrinnenreinigung | pauschale Klausel „sonstige Kosten“ ohne Benennung |
Für den Winterdienst gilt: Er wird je nach Organisation der Straßenreinigung oder dem Hauswart zugeordnet. Wichtig ist nur, dass dieselbe Leistung nicht in zwei Positionen auftaucht.
Laufend oder einmalig: die entscheidende Frage
Betriebskosten sind Kosten, die laufend entstehen. Das heißt nicht zwingend jeden Monat, aber wiederkehrend. Die wöchentliche Treppenhausreinigung ist ein klarer Fall. Schwieriger wird es bei Arbeiten, die nur alle paar Jahre anfallen, oder bei einmaligen Einsätzen.
- In der Regel umlagefähig: regelmäßige Unterhaltsreinigung der Gemeinschaftsflächen, turnusmäßige Glasreinigung im Treppenhaus, regelmäßige Reinigung von Müllplätzen, Laubbeseitigung im Herbst
- In der Regel nicht umlagefähig: Bauendreinigung nach einer Sanierung, Reinigung nach einem Wasserschaden, Entrümpelung eines Kellerabteils, das einem bestimmten Mieter zuzuordnen ist, Graffitientfernung nach einmaligem Vandalismus
- Umstritten und einzelfallabhängig: periodische Grundreinigungen in längeren Abständen, Dachrinnenreinigung ohne ausdrückliche Vereinbarung
Einmalige Reinigungskosten dieser Art trägt deshalb regelmäßig der Eigentümer, oder sie werden über andere Wege geltend gemacht, etwa gegenüber einem Verursacher oder einer Versicherung.
Die Rechnung des Dienstleisters muss mitspielen
Die beste Zuordnung scheitert, wenn die Rechnung alles in einer Summe zusammenfasst. Bittet ein Dienstleister beispielsweise für „Objektbetreuung“ um einen Monatsbetrag, in dem Treppenhaus, Kleinreparaturen und die Begleitung von Handwerkern stecken, muss die Verwaltung im Nachhinein schätzen. Solche Schätzungen sind angreifbar.
Deshalb lohnt es sich, bereits bei der Beauftragung auf eine getrennte Ausweisung zu bestehen: Gebäudereinigung, Außenanlagen, Müllplatz, Hauswarttätigkeit und Reparaturanteile jeweils als eigene Position. Wir stellen unsere Rechnungen für die Treppenhausreinigung und die Müllplatzreinigung auf Wunsch je Aufgang oder je Hausnummer aus. Worauf Sie beim Abgleich einer Rechnung sonst noch achten sollten, zeigt der Beitrag Eine Reinigungsrechnung prüfen.
Ein Hauswart erledigt in einer Wohnanlage Kontrollgänge, Treppenhausreinigung, den Austausch von Leuchtmitteln und kleine Reparaturen an Türschließern. Die Verwaltung legt die gesamte Vergütung unter Nr. 14 um. Bei der Belegeinsicht fragt ein Mieter nach dem Reparaturanteil. Sinnvoll wäre gewesen, die Reinigung unter Nr. 9 und die Hauswartleistungen ohne Reparaturanteil unter Nr. 14 auszuweisen und die Instandhaltung herauszurechnen. Genau diese Trennung sollte bereits im Vertrag mit dem Dienstleister angelegt sein.
Verteilung auf die Mietparteien
Fehlt eine abweichende Vereinbarung, erfolgt die Umlage der Betriebskosten nach dem Wohnflächenanteil (§ 556a BGB). Andere Schlüssel wie Personenzahl oder Einheiten sind möglich, wenn sie wirksam vereinbart sind.
Typische Fragen bei Gebäudereinigung und Außenanlagen:
- Erdgeschossmieter und Aufzug: Ob Mieter im Erdgeschoss an den Aufzugskosten beteiligt werden, ist eine eigene Frage. Für die Reinigung des Treppenhauses gilt grundsätzlich, dass alle Mieter beteiligt werden können, auch wenn sie die oberen Etagen nicht nutzen.
- Mehrere Häuser, eine Anlage: Wird eine Wohnanlage mit mehreren Aufgängen gemeinsam abgerechnet, sollte das im Vertrag geregelt sein. Deutlich unterschiedliche Aufwände je Aufgang können eine getrennte Abrechnung sinnvoll machen.
- Gewerbeeinheiten im Haus: Verursacht ein Laden oder eine Praxis im Erdgeschoss deutlich mehr Aufwand, etwa durch Kundenverkehr im Hausflur, kommt ein Vorwegabzug für die gewerbliche Einheit in Betracht.
Die Fristen im Blick
Die Abrechnung über die Vorauszahlungen muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Abrechnungszeitraum selbst darf ein Jahr nicht überschreiten. Nach Ablauf der Frist sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Mieter wiederum haben nach Zugang der Abrechnung zwölf Monate Zeit für Einwendungen.
Für Verwaltungen heißt das praktisch: Rechnungen der Dienstleister für das Vorjahr sollten früh vollständig vorliegen, und Gutschriften oder Korrekturen gehören geklärt, bevor die Abrechnung erstellt wird.
Das Gebot der Wirtschaftlichkeit
Vermieter müssen bei Betriebskosten den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten. Das bedeutet nicht, dass immer der billigste Anbieter gewählt werden muss. Es bedeutet aber, dass die Kosten in einem vernünftigen Verhältnis zur Leistung stehen sollen und nicht ohne sachlichen Grund deutlich über dem Üblichen liegen dürfen.
Praktisch hilft:
- in größeren Abständen Vergleichsangebote einholen und dokumentieren
- Leistungsumfang und Turnus an die tatsächliche Nutzung anpassen
- Leistungen beschreiben, die tatsächlich erbracht und kontrolliert werden
- Preisanpassungen nachvollziehbar begründen lassen
Orientierungspreise für alle Arbeiten rund ums Mietshaus stehen in unserer Preisübersicht. Eine Treppenhausreinigung beginnt dort bei 39 € pro Aufgang und Reinigung netto; für Wohnraummieter wird in der Abrechnung der Bruttobetrag angesetzt, weil Vermieter von Wohnraum in der Regel keinen Vorsteuerabzug haben.
Belegeinsicht gut vorbereiten
Mieter haben das Recht, die Belege zur Abrechnung einzusehen. Wie Mieter selbst mit dem Thema umgehen können, wenn sie im Rahmen der Hausordnung zum Putzen verpflichtet sind, erklärt unser Text Putzpflichten laut Hausordnung. Wer die Unterlagen geordnet vorhält, spart Zeit und schafft Vertrauen. Bewährt hat sich ein Ordner oder digitaler Ablagebereich je Objekt und Jahr mit Dienstleistungsvertrag und Leistungsverzeichnis, allen Rechnungen, eventuellen Gutschriften und einer kurzen Aufstellung, welche Rechnung in welche Position der Abrechnung eingeflossen ist.
- Jede Rechnung einer BetrKV-Position zugeordnet?
- Reparatur- und Verwaltungsanteile herausgerechnet?
- Einmalige Sonderreinigungen ausgesondert?
- Abrechnungszeitraum und Leistungszeitraum der Rechnungen deckungsgleich?
- Verteilerschlüssel entsprechend Mietvertrag angewendet?
- Anteil haushaltsnaher Dienstleistungen für die Mieter ausgewiesen?
Ein Pluspunkt für Mieter: der Steuerbonus
Mieter können ihren Anteil an Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen, zu denen etwa Treppenhausreinigung, Gartenpflege oder Winterdienst zählen können, in der eigenen Steuererklärung geltend machen. Voraussetzung ist, dass die Abrechnung oder eine gesonderte Bescheinigung den Anteil der begünstigten Arbeitskosten erkennen lässt. Verwaltungen, die das von sich aus ausweisen, ersparen sich viele Einzelanfragen. Hintergründe liefert unser Artikel Haushaltsnahe Dienstleistungen steuerlich nutzen; auch dies ist keine Steuerberatung.
Wohnungseigentum und Gewerbe
In Wohnungseigentümergemeinschaften werden die Kosten der Gemeinschaft grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen verteilt, soweit die Gemeinschaft keinen anderen Maßstab beschlossen hat. Vermietende Eigentümer müssen die Hausgeldabrechnung dann in eine Betriebskostenabrechnung für ihren Mieter übersetzen, was die Trennung der Positionen noch wichtiger macht.
Bei Gewerbemietverträgen besteht mehr Gestaltungsspielraum. Auch Kosten, die über die Betriebskostenverordnung hinausgehen, können umgelegt werden, wenn sie im Vertrag klar und bestimmt bezeichnet sind. Pauschale Formulierungen wie „alle Nebenkosten“ reichen dafür nicht aus.
Wir erstellen Rechnungen getrennt nach Leistungsart und Objekt, damit Ihre Nebenkostenabrechnung sauber aufgeht.
Fragen aus der Praxis
Darf die Grundreinigung des Treppenhauses umgelegt werden?
Eine regelmäßig wiederkehrende Grundreinigung, etwa einmal jährlich, wird häufig als umlagefähig angesehen, wenn sie zum vereinbarten Leistungsumfang gehört. Eine einmalige Aktion, zum Beispiel nach Bauarbeiten, zählt normalerweise nicht dazu. Die Grenze ist im Einzelfall zu beurteilen.
Wer zahlt, wenn ein Mieter den Hausflur stark verschmutzt?
Verursacht ein einzelner Mieter eine außergewöhnliche Verschmutzung, etwa beim Umzug, kann der Vermieter die Kosten der Sonderreinigung von ihm verlangen. In die Betriebskosten aller Mieter gehört sie nicht. Fotos und eine zeitnahe Meldung erleichtern die Klärung.
Müssen Mieter selbst putzen, wenn es keinen Dienstleister gibt?
Nur, wenn Mietvertrag oder Hausordnung das wirksam vorsehen. Übernehmen die Mieter die Reinigung selbst, fallen natürlich keine Kosten für einen Dienstleister an. Wechselt der Vermieter später zu einem Dienstleister, sind die mietvertraglichen Regelungen zu beachten.
Sind Reinigungsmittel für das Treppenhaus umlagefähig?
Wenn der Vermieter die Reinigung durch eigene Kräfte organisiert, gehören die dafür nötigen Mittel in der Regel zu den Kosten der Gebäudereinigung. Bei einem Dienstleister sind sie meist im Preis enthalten. Wichtig ist, dass sie nicht doppelt erscheinen.
Wie detailliert muss die Position in der Abrechnung sein?
Die Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Berechnung des Anteils und Abzug der Vorauszahlungen. Eine Aufschlüsselung jeder einzelnen Rechnung ist in der Abrechnung selbst nicht nötig, die Details können über die Belegeinsicht geprüft werden.
