Warum sich die Prüfung lohnt
Bei laufenden Verträgen kommen Rechnungen jeden Monat, und nach einigen Monaten werden sie oft nur noch abgeheftet und überwiesen. Dabei schleichen sich leicht Fehler ein: ein Einsatz, der wegen eines Feiertags ausgefallen ist, wird trotzdem berechnet, eine Zusatzleistung taucht doppelt auf, eine Preiserhöhung wird angewendet, bevor sie angekündigt war. Meist sind das Versehen, keine Absicht. Bemerken muss sie aber jemand.
Für Unternehmen kommt ein zweiter Grund hinzu: Nur eine formal korrekte Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug. Für Privatkunden ist die Rechnung Voraussetzung für die Steuerermäßigung bei haushaltsnahen Dienstleistungen. Und für Hausverwaltungen ist sie die Grundlage der Betriebskostenabrechnung gegenüber Mietern.
Schritt 1: Die Pflichtangaben
Eine vollständige Rechnung eines umsatzsteuerpflichtigen Unternehmens enthält nach dem Umsatzsteuergesetz insbesondere:
- vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
- gegebenenfalls einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung oder die Kleinunternehmerregelung
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen. Seit 2025 müssen Unternehmen außerdem elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung wird schrittweise eingeführt (Stand 2026, bitte aktuell prüfen). Dieser Überblick ersetzt keine steuerliche Beratung.
Schritt 2: Leistungszeitraum und Einsätze
Gleichen Sie ab, ob der abgerechnete Zeitraum stimmt und wie viele Einsätze berechnet wurden. Bei Pauschalen pro Monat ist das einfach, bei Abrechnung pro Einsatz lohnt ein Blick in den Kalender:
| Prüfpunkt | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Anzahl der Einsätze | Feiertage, Betriebsferien, abgesagte Termine berücksichtigt? |
| Stunden pro Einsatz | entspricht die Dauer der Vereinbarung oder der Schätzung? |
| Zusatzleistungen | wurden sie beauftragt, und wann? |
| Zuschläge | fielen die Einsätze tatsächlich in zuschlagspflichtige Zeiten? |
| Material | stimmen Mengen und Einzelpreise mit dem Angebot überein? |
| Preisstand | gilt der richtige Satz, wurde eine Erhöhung angekündigt? |
Bei der Abrechnung nach Aufwand sollten Stundennachweise beiliegen oder abrufbar sein. Wie sich beide Abrechnungsmodelle unterscheiden, beschreibt der Ratgeber Pauschale oder Abrechnung nach Stunden.
Schritt 3: Preisanpassungen nachvollziehen
Viele Reinigungsverträge enthalten eine Klausel, nach der sich die Preise bei tariflichen Lohnerhöhungen anpassen. Das ist üblich und grundsätzlich fair. Prüfen Sie aber, ob die Anpassung angekündigt wurde, ab welchem Datum sie gilt und ob sie sich im Rahmen der Klausel bewegt. Steigt der Branchenmindestlohn um einen bestimmten Prozentsatz, sollte der Gesamtpreis nicht stärker steigen, wenn laut Vertrag nur der Lohnanteil angepasst wird. Lassen Sie sich die Berechnung im Zweifel erläutern; ein seriöser Anbieter legt sie offen.
Eine Hausverwaltung erhält im Dezember eine Rechnung, in der bereits der neue Preis für das kommende Jahr angesetzt ist. Laut Vertrag gilt die Anpassung erst ab Januar. Nach einem kurzen Hinweis stellt der Dienstleister eine Gutschrift aus und korrigiert die Abrechnung, bevor die Kosten in die Betriebskostenabrechnung einfließen.
Schritt 4: Rechnung und Leistung zusammenbringen
Eine rechnerisch korrekte Reinigungsrechnung sagt noch nichts darüber, ob die Leistung auch erbracht wurde. Wer die Qualität regelmäßig kontrolliert, etwa mit kurzen Begehungen oder einer Mängelliste, kann die Rechnung besser einordnen. Wurden Leistungen wiederholt nicht oder mangelhaft erbracht und das dokumentiert, ist das eine sachliche Grundlage für ein Gespräch über Gutschriften. Ideen für eine praxistaugliche Kontrolle finden Sie im Artikel So prüfen Sie die Reinigungsqualität.
Schritt 5: Besonderheiten für Privatkunden
Wer die Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nutzen möchte, braucht eine Rechnung, aus der der Anteil der Arbeitskosten hervorgeht, und muss unbar bezahlen. Idealerweise sind Arbeits- und Materialkosten getrennt ausgewiesen. Außerdem sollte der Ort der Leistung, also Ihre Wohnanschrift, erkennbar sein. Mehr dazu im Artikel Reinigungskosten von der Steuer absetzen.
Für Leistungen im Zusammenhang mit Gebäuden sieht das Umsatzsteuerrecht nach unserem Kenntnisstand auch gegenüber Privatpersonen eine Rechnungspflicht vor, verbunden mit einer Aufbewahrungspflicht für den Empfänger. Heben Sie Rechnungen und Zahlungsbelege deshalb einige Jahre auf.
Schritt 6: Besonderheiten für Hausverwaltungen
Hausverwaltungen legen Reinigungskosten über die Betriebskosten auf die Mieter um. Damit das rechtssicher funktioniert, müssen die umlagefähigen Kosten klar von nicht umlagefähigen getrennt sein. Reparaturen, Verwaltungsaufgaben oder Sonderreinigungen nach Bauarbeiten gehören beispielsweise in der Regel nicht in die laufende Gebäudereinigung. Eine Rechnung, die solche Posten sauber trennt, erleichtert die Abrechnung erheblich. Hilfe dazu bietet der Beitrag Betriebskosten für Reinigung abrechnen. Für die Treppenhausreinigung weisen wir die Leistungen je Aufgang aus, was die Zuordnung zu einzelnen Häusern vereinfacht.
Typische Fehler auf Abrechnungen für Reinigung
- Einsätze an Feiertagen berechnet, obwohl nicht gereinigt wurde
- Preiserhöhung ohne Ankündigung oder vor dem vereinbarten Stichtag
- Zusatzleistungen ohne Auftrag oder doppelt abgerechnet
- falscher Umsatzsteuersatz oder Rechenfehler bei der Summe
- fehlender Leistungszeitraum oder unklare Leistungsbeschreibung
- Material nach Verbrauch ohne Mengenangaben
Unstimmigkeiten sachlich klären
Finden Sie einen Fehler, gehen Sie am besten so vor:
- Schriftlich melden: Kurze E-Mail mit Rechnungsnummer, betroffener Position und Begründung.
- Unstreitigen Teil begleichen: Zahlen Sie den nicht strittigen Betrag fristgerecht, damit kein Verzug entsteht.
- Korrektur anfordern: Bitten Sie um eine korrigierte Rechnung oder eine Gutschrift. Eine formale Korrektur ist wichtig, damit Ihre Buchhaltung stimmt.
- Ursache klären: Sprechen Sie an, wie der Fehler entstanden ist, damit er sich nicht wiederholt.
Bei Qualitätsmängeln ist es sinnvoll, diese unabhängig von der Rechnung zu melden und eine Nachbesserung zu verlangen. Ob und in welcher Höhe Sie Zahlungen zurückhalten dürfen, richtet sich nach den vertraglichen Regelungen und den Umständen; im Zweifel holen Sie rechtlichen Rat ein.
- Rechnungsbetrag mit Vormonat vergleichen
- Abweichungen markieren und begründen lassen
- Einsatzkalender und Feiertage abgleichen
- Zusatzaufträge mit eigenen Bestellungen abgleichen
- Rechnung, Nachweise und Zahlungsbeleg gemeinsam ablegen
Sammelabrechnungen für mehrere Standorte
Unternehmen mit mehreren Filialen und Verwaltungen mit vielen Häusern erhalten oft eine einzige Rechnung für alle Objekte. Das spart Papier, erschwert aber die Prüfung und die Zuordnung zu Kostenstellen oder Wirtschaftseinheiten. Vereinbaren Sie deshalb möglichst früh, wie die Aufstellung aussehen soll: je Objekt ein eigener Abschnitt mit Adresse, Leistungszeitraum und Zwischensumme, Sonderleistungen getrennt davon. Für Buchhaltung und Betriebskostenabrechnung ist außerdem hilfreich, wenn jede Position eine gleichbleibende Bezeichnung trägt, damit Monatsvergleiche nicht an wechselnden Begriffen scheitern.
Vorbeugen: was schon im Angebot stehen sollte
Die meisten Unklarheiten auf Rechnungen haben ihren Ursprung in einem ungenauen Angebot. Eine Abrechnung lässt sich nur so gut prüfen, wie der Auftrag beschrieben ist. Achten Sie deshalb schon vor der Beauftragung darauf, dass folgende Punkte schriftlich festgehalten sind:
- Abrechnungsmodell: Monatspauschale, Preis pro Einsatz oder nach Stunden
- Umgang mit Feiertagen und ausgefallenen Terminen
- Preise für Zusatzleistungen und wie diese beauftragt werden
- Zuschläge für bestimmte Zeiten und ihre Höhe
- Regeln für Preisanpassungen und deren Ankündigung
- gewünschte Rechnungsform, Adressat und Aufteilung nach Objekten
Wer diese Fragen einmal sauber klärt, spart sich später viele Rückfragen und Korrekturen.
So rechnen wir ab
Unsere Rechnungen nennen Leistungszeitraum, Leistungen, Einsätze und Beträge nachvollziehbar, ob für die Unterhaltsreinigung im Büro oder die Reinigung einer Privatwohnung. Zusatzleistungen führen wir getrennt auf. Wenn Ihnen trotzdem etwas unklar ist, erreichen Sie Ihren festen Ansprechpartner über die Seite Kontakt. Welche Posten schon im Angebot geklärt sein sollten, steht im Ratgeber zu versteckten Zusatzkosten.
Lassen Sie sich unverbindlich ein Angebot machen, in dem alle Leistungen und Preise nachvollziehbar aufgeführt sind.
Häufige Fragen
Darf ich eine fehlerhafte Rechnung zurückweisen?
Sie können auf formale Fehler hinweisen und eine korrigierte Rechnung verlangen. Für den Vorsteuerabzug ist eine korrekte Rechnung sogar notwendig. Den unstrittigen Betrag sollten Sie trotzdem fristgerecht zahlen.
Wie lange muss ich Reinigungsrechnungen aufbewahren?
Unternehmen unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, die für Buchungsbelege mehrere Jahre betragen. Auch Privatpersonen sollten Rechnungen für Leistungen an ihrer Wohnung einige Jahre aufheben, schon wegen möglicher Rückfragen des Finanzamts. Welche Fristen genau gelten, sagt Ihnen Ihr Steuerbüro.
Was tun, wenn Stunden nicht nachvollziehbar sind?
Fordern Sie Stundennachweise mit Datum, Uhrzeiten und eingesetzten Personen an. Bei regelmäßigen Einsätzen hilft ein Abgleich mit Zutrittsdaten oder eigenen Beobachtungen. Bleiben Zweifel, sprechen Sie das Thema offen an und vereinbaren für die Zukunft eine bessere Dokumentation.
Muss eine Rechnung jeden einzelnen Einsatz aufführen?
Nicht zwingend. Bei Monatspauschalen genügt in der Regel der Leistungszeitraum mit Beschreibung der Leistung. Bei Abrechnung nach Einsätzen oder Stunden ist eine Aufstellung aber sinnvoll, damit Sie die Rechnung prüfen können.
