Woran Sie erkennen, dass es Zeit für einen Neuanfang ist
Ein einzelner schlechter Tag ist kein Grund für einen Wechsel. Anders sieht es aus, wenn sich Probleme wiederholen und Gespräche nichts ändern. Aus Gesprächen mit Büroleitern hören wir immer wieder dieselben Muster:
- Mängel werden gemeldet, aber nach zwei Wochen ist alles wie vorher.
- Das Personal wechselt ständig, niemand kennt das Objekt richtig.
- Es gibt keinen erreichbaren Ansprechpartner, E-Mails bleiben liegen.
- Vereinbarte Arbeiten wie Heizkörper oder Glastüren fallen dauerhaft weg.
- Einsätze fallen aus, ohne dass jemand Bescheid gibt.
- Rechnungen enthalten Posten, die nie abgesprochen wurden.
Bevor Sie die Reinigungsfirma wechseln, lohnt sich ein letztes strukturiertes Gespräch: Mängel schriftlich zusammenfassen, eine Frist zur Behebung setzen, Ergebnis dokumentieren. Wenn sich dann nichts bewegt, haben Sie eine klare Grundlage – und im Streitfall auch einen Nachweis.
Vor der Kündigung: den bestehenden Vertrag lesen
Der häufigste Fehler beim Wechsel ist ein ungeplanter Zeitpunkt. Prüfen Sie deshalb zuerst die Vertragsunterlagen:
| Punkt | Worauf achten |
|---|---|
| Laufzeit | Feste Mindestlaufzeit oder unbefristet? |
| Kündigungsfrist | Wie viele Wochen oder Monate, zu welchem Termin (Monatsende, Quartalsende)? |
| Automatische Verlängerung | Verlängert sich der Vertrag, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird? |
| Form | Ist Schriftform oder Textform vereinbart? |
| Sonderkündigungsrecht | Gibt es Regelungen bei wiederholten Mängeln? |
| Rückgabe | Wie werden Schlüssel, Transponder und Material zurückgegeben? |
Kündigen Sie so, dass Sie den Zugang nachweisen können, und notieren Sie sich das Enddatum. Fristen, Laufzeiten und gängige Vertragsklauseln behandelt unser Ratgeber zur Vertragslaufzeit und Kündigung ausführlicher. Bei strittigen Fragen, etwa einer außerordentlichen Kündigung, sollten Sie sich rechtlich beraten lassen – dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Der Zeitplan: rückwärts vom Stichtag denken
Der sauberste Übergang von einer Reinigungsfirma zur nächsten ist einer, bei dem das neue Team am Morgen nach dem letzten Einsatz des alten übernimmt. Dafür braucht es Vorlauf.
| Zeitpunkt | Was zu tun ist |
|---|---|
| etwa 3 Monate vorher | Anforderungen sammeln, Leistungsverzeichnis aktualisieren, Anbieter ansprechen |
| etwa 2–3 Monate vorher | Besichtigungen durchführen, Angebote einholen und vergleichen |
| vor Ablauf der Kündigungsfrist | Neuen Auftrag vergeben, dann erst alten Vertrag kündigen |
| 2–4 Wochen vorher | Starttermin, Zugänge und Ansprechpartner mit dem neuen Team abstimmen |
| letzte Woche | Zustand der Räume dokumentieren, Schlüsselrückgabe mit dem bisherigen Dienst terminieren |
| Stichtag | Schlüsselübergabe, Einweisung vor Ort, erster Einsatz |
| erste 4 Wochen | Wöchentliche kurze Abstimmung, Nachsteuern des Plans |
Die Reihenfolge „erst neuen Auftrag sichern, dann kündigen“ vermeidet, dass Sie zwischen zwei Dienstleistern ohne Reinigung dastehen. Wie Sie Angebote sinnvoll vergleichen und einen passenden Partner auswählen, beschreibt unser Ratgeber zur Auswahl eines Reinigungsdienstes in Berlin.
Den Ist-Zustand festhalten
Bevor das neue Team beginnt, sollten Sie den Zustand der Räume dokumentieren. Das hat zwei Gründe: Sie können später beurteilen, ob sich wirklich etwas verbessert hat, und niemand muss sich für Altlasten rechtfertigen, die schon vorher da waren.
Ein einfaches Protokoll mit Fotos genügt:
- Böden: Verfärbungen, Laufstraßen, Flecken im Teppich
- Sanitärbereich: Kalk, Urinstein, verfärbte Fugen, Gerüche
- Küche: Zustand von Spüle, Kühlschrank, Geräten
- Glasflächen, Türen, Heizkörper: sichtbarer Staub, Fingerabdrücke
- Schäden: Kratzer, abgeplatzte Kanten, defekte Spender
Häufig zeigt sich dabei, dass eine einmalige Intensivreinigung sinnvoll ist, bevor die laufende Betreuung startet. Wer mit einem gründlich gereinigten Objekt beginnt, spart in den ersten Wochen viel Zeit und Diskussion. Eine Grundreinigung zum Start ist deshalb bei Wechseln eher die Regel als die Ausnahme.
Schlüssel, Karten und Alarmcodes
Der Zugang ist der sensibelste Punkt beim Wechsel. Lassen Sie sich vom bisherigen Dienst alle Schlüssel, Transponder und Karten gegen Quittung zurückgeben und gleichen Sie das mit Ihrer Ausgabeliste ab. Alarmcodes, die das alte Team kannte, sollten geändert oder deaktiviert werden. Transponder lassen sich in der Regel einzeln sperren.
Für das neue Team gilt dasselbe Prinzip von Anfang an: Ausgabe gegen Unterschrift, klare Zuständigkeit, dokumentierte Weitergabe. Einen praktikablen Ablauf dafür beschreiben wir im Beitrag zum Schlüsselmanagement mit dem Reinigungsdienst.
Die Einweisung am ersten Tag
Nehmen Sie sich für den Start eine Stunde Zeit – idealerweise mit der Person, die das Objekt künftig leitet oder regelmäßig reinigt. Dabei sollten besprochen werden:
- Rundgang durch alle Räume, inklusive Keller, Müllraum, Technikraum
- Räume, die nicht oder nur nach Absprache betreten werden
- Besonderheiten: empfindliche Böden, Pflanzen, Geräte, die nicht bewegt werden dürfen
- Alarmanlage, Lichtsteuerung, Fenster und Türen beim Verlassen
- Ort für Material und Reinigungswagen, Wasseranschluss, Ausguss
- Ansprechpartner im Haus und Meldeweg für Mängel
Unsere Teams arbeiten dafür mit einem Objektblatt, in dem diese Punkte festgehalten werden. So ist auch eine Urlaubsvertretung sofort im Bilde.
Übergabe von Material und Verbrauchsgütern
Oft lagern Reinigungswagen, Mittel oder Maschinen des bisherigen Dienstes noch im Objekt. Klären Sie rechtzeitig, bis wann diese abgeholt werden, und lassen Sie sich die Abholung bestätigen. Umgekehrt gehört Verbrauchsmaterial, das Sie selbst bezahlt haben – Toilettenpapier, Handtuchrollen, Seifenkartuschen –, natürlich Ihnen. Machen Sie vor dem Stichtag eine kurze Bestandsaufnahme im Lager- oder Putzraum. Prüfen Sie außerdem, ob Spendersysteme dem bisherigen Anbieter gehören. Dann müssen sie eventuell ersetzt werden, und das neue Team braucht passende Nachfüllungen.
Die Belegschaft informieren
Ein Wechsel fällt im Büro auf. Eine kurze Mitteilung verhindert Irritationen: ab wann das neue Team kommt, zu welchen Zeiten, was sich ändert und an wen man sich wenden kann. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Hausregeln aufzufrischen – zum Beispiel zum Freiräumen der Schreibtische oder zum Umgang mit dem Kühlschrank.
Was ist mit dem bisherigen Reinigungspersonal?
Manchmal ist das Team vor Ort gar nicht das Problem, sondern die Organisation dahinter. Dann taucht die Frage auf, ob die bekannten Kräfte beim neuen Anbieter weiterarbeiten können. Das ist grundsätzlich möglich, wenn alle Seiten einverstanden sind. Wird allerdings ein wesentlicher Teil der Belegschaft übernommen, können arbeitsrechtliche Fragen zum Betriebsübergang nach § 613a BGB entstehen. Das betrifft in erster Linie die beteiligten Dienstleister, sollte aber im Zweifel rechtlich geprüft werden.
Die ersten Wochen: nachsteuern statt abwarten
Auch ein gutes neues Team braucht einige Einsätze, bis alle Abläufe sitzen. Vereinbaren Sie für die ersten vier Wochen einen kurzen wöchentlichen Austausch und danach eine gemeinsame Begehung. Wie Sie dabei vorgehen und was eine faire Bewertung ausmacht, lesen Sie im Artikel zur Qualitätskontrolle beim Reinigungsdienst.
- Kündigung zu spät abgeschickt, Vertrag verlängert sich automatisch um ein Jahr
- Neuer Dienstleister erst nach der Kündigung gesucht, Lücke von mehreren Wochen
- Schlüssel nicht vollständig zurückerhalten, Alarmcodes weiterhin gültig
- Kein Leistungsverzeichnis – neues Team kennt nur „wie bisher“
- Verbrauchsmaterial war beim alten Anbieter inklusive, beim neuen nicht geregelt
- Keine Startbegehung, Altlasten werden dem neuen Team angelastet
Worauf Sie beim neuen Vertrag achten sollten
Ein Wechsel ist die beste Gelegenheit, Fehler des alten Vertrags nicht zu wiederholen: ein vollständiges Leistungsverzeichnis, klare Qualitätskriterien, ein geregelter Reklamationsweg, faire Laufzeiten und transparente Preisanpassungen. Welche Punkte ein guter Vertrag regelt, haben wir in einer eigenen Übersicht zum Reinigungsvertrag zusammengefasst.
Wie der Start bei uns konkret aussieht – von der kostenlosen Besichtigung über das Angebot bis zur Einweisung des festen Teams –, beschreiben wir auf der Seite zum Ablauf. Steht ein Wechsel an, schicken wir Ihnen gern ein unverbindliches Angebot und stimmen den Starttermin auf Ihre Kündigungsfrist ab.
Fragen aus der Praxis
Wie lange vorher sollte ich mit der Suche beginnen?
Planen Sie mindestens zwei bis drei Monate vor dem gewünschten Stichtag ein. So bleibt Zeit für Besichtigungen, Angebotsvergleich und eine saubere Vergabe, bevor die Kündigungsfrist abläuft. Bei kurzen Fristen geht es auch schneller, dann wird es aber enger.
Kann das neue Team kurzfristig einspringen, wenn der alte Dienst einfach nicht mehr kommt?
Das ist oft möglich, nach Verfügbarkeit auch innerhalb weniger Tage. Sinnvoll ist dann eine Übergangslösung mit Grundreinigung und einem vorläufigen Leistungsplan, der nach einigen Wochen verfeinert wird. Unabhängig davon sollten Sie die vertragliche Situation mit dem bisherigen Anbieter klären.
Muss ich dem bisherigen Dienst einen Grund für die Kündigung nennen?
Bei einer ordentlichen Kündigung fristgerecht zum vereinbarten Termin ist in der Regel keine Begründung nötig. Anders kann es bei einer außerordentlichen Kündigung aussehen. Im Zweifel lassen Sie sich beraten.
Lohnt sich eine Grundreinigung beim Start des neuen Teams?
In vielen Fällen ja. Sie schafft einen definierten Ausgangszustand, auf dem die laufende Reinigung aufsetzen kann, und verhindert Diskussionen über Altlasten. Ob sie nötig ist, lässt sich bei der Besichtigung gut beurteilen.
Was passiert, wenn Schlüssel nicht zurückgegeben werden?
Fordern Sie die Rückgabe schriftlich mit Frist an und dokumentieren Sie den Vorgang. Bei Schließanlagen kann ein fehlender Schlüssel den Austausch von Zylindern nötig machen. Ob und in welchem Umfang der bisherige Dienstleister dafür haftet, richtet sich nach den vertraglichen Vereinbarungen und den Umständen des konkreten Falls.
